Бухучёт у сторон договора, обеспечительный платёж, арендная плата, компенсация коммунальных расходов и ремонт арендованного имущества.

О бухучёте у арендатора

Плату за аренду сроком до 12 месяцев можно учитывать в текущих расходах, если прописать это в учётной политике.
Если срок аренды дольше, на счете 01 или 03 отражают право пользования активом – ППА, которое амортизируют. Одновременно на счете 76 показывают обязательства по аренде. Детали – в Типовой ситуации, а посчитать обязательство поможет калькулятор.
Малые предприятия с правом на упрощенный бухучет могут не отражать ППА и обязательства, списывая арендную плату в текущие расходы, если не собираются выкупить предмет аренды или сдавать его в субаренду.

О бухучёте у арендодателя

Есть два типа аренды – финансовая и операционная. Первая предполагает выкуп имущества или другие условия, из-за которых экономические выгоды и риски, связанные с имуществом, переходят к арендатору. Вся иная аренда считается операционной.
Имущество в операционной аренде арендодатель учитывает на счёте 01 или 03, плату начисляет по дебету счета 62 и кредиту счета 91 или 90 – если аренда его основной вид деятельности.

Об обеспечительном платеже

Арендодатель учитывает такой платеж как аванс, начисляет на него НДС, выставляет арендатору счет-фактуру и не включает платеж в налоговые доходы. Этот НДС можно принять к вычету в момент зачета платежа в счет арендной платы или возврата арендатору.
Для последнего обеспечительный платёж – выданный аванс, который не учитывают в налоговых расходах. Зато арендатор вправе принять к вычету НДС с платежа по счёту-фактуре арендодателя. Восстановить его надо, если платёж вернут или зачтут в счёт арендной платы.

Об арендной плате в налоговом учете

Последним числом каждого месяца действия договора арендодатель отражает плату в доходах, исчисляет с неё НДС и выставляет счёт-фактуру арендатору. Последний той же датой показывает плату в расходах и, получив счёт-фактуру, принимает НДС к вычету.
Акт об оказании услуг сторонам не нужен, достаточно договора и акта приема-передачи арендного имущества.

О компенсации коммунальных расходов

Если арендатор возмещает «коммуналку» сверх арендной платы – это его расход и одновременно доход арендодателя, не облагаемый НДС. Последний включает в затраты суммы по документам коммунальных служб без права вычета НДС по ним.
Чтобы у сторон не было проблем с НДС по коммунальным услугам, лучше сделать компенсацию переменной частью арендной платы или подписать агентский договор с минимальным вознаграждением.

О ремонте

Арендодатель учитывает расходы на капремонт предмета аренды аналогично учету капремонта любого другого имущества. А вот расходы на текущий ремонт уменьшают налогооблагаемую прибыль арендодателя, только если это его обязанность по договору аренды.
У арендатора наоборот: текущий ремонт предмета аренды он отражает как ремонт своего имущества, а стоимость капитального включает в налоговые расходы, когда должен его делать по договору.
Если арендодатель компенсировал арендатору расходы на ремонт, последний учитывает это как выручку от выполнения работ, а в затратах – их себестоимость.

Детали бухгалтерского и налогового учета у арендатора и арендодателя, а также нюансы аренды у физлица автомобиля или квартиры, в том числе для сотрудника – в Типовых ситуациях