Покупка, СПИ и амортизация, ГСМ, ответственность водителя, ремонт, ТО, шины и ОСАГО.

О покупке

Автомобиль – это основное средство. В его первоначальную стоимость, помимо прочего, надо включить госпошлину, уплаченную до ввода в эксплуатацию.
Если покупаете автомобиль у физлица без статуса ИП, составьте акт приема-передачи, НДФЛ при оплате не удерживайте. Обратите внимание: в налоговом учете из срока полезного использования машины нельзя вычесть время эксплуатации физлицом.

Об амортизации

Амортизационная группа легкового автомобиля с двигателем до 3500 куб. см включительно – третья, СПИ – 37-60 месяцев; более 3500 куб. см – пятая, СПИ – 85-120 месяцев.
Амортизационная группа грузовика с разрешенной максимальной массой до 3,5 т включительно – третья, а свыше 3,5 т – пятая. Самосвалы, автобензовозы, автолесовозы и другие особые грузовики входят в четвёртую группу, СПИ – 61-84 месяца.

О нормах ГСМ

Нормы расхода ГСМ у легковушек и грузовиков для внутреннего контроля обычно утверждают приказом директора. Базовая норма на 100 км пробега есть в Рекомендациях Минтранса или документах завода-производителя, её умножают на коэффициенты, которые учитывают условия использования машины.
В целях налогообложения у расходов на ГСМ нет лимитов, их учитывают в полной сумме.
Пример расчета норм и образец приказа об их утверждении – в Типовой ситуации.

О расходах на ГСМ

Для учета ГСМ в затратах по прибыли нужны документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Покупку ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, за наличные – чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля с электронной системой контроля подтверждают её отчеты.
Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы нет или там не все нужные данные. Например, расход ГСМ она контролирует, а маршрут движения – нет. Образцы путевых листов для легковушек и грузовиков – в Типовой ситуации.

О материальной ответственности водителя

Договор о материальной ответственности с водителем возможен при двух условиях: он перевозит грузы или деньги и это прописано в трудовом договоре либо должностной инструкции.
С таким договором водитель отвечает за груз или наличные, но не за автомобиль. Однако, если водитель виноват в ДТП, он должен возместить весь ущерб и без договора о полной материальной ответственности.

О ремонте и ТО

Затраты на техническое обслуживание подтверждают акты подрядчиков, в бухучете их отражают на тех же счетах, что и амортизацию.
Необходимость ремонта автомобиля докажет дефектная ведомость, её образец – в Типовой ситуации. Порядок учёта ремонтных расходов такой же, как при ремонте любых других ОС.

О шинах

Шины для замены изношенных или в связи с сезоном считаются материалами. Их включают в расходы датой установки на автомобиль.
Списанные в затраты шины, их сезонную замену и выбытие отражают за балансом как операции с малоценными ОС. Затраты на шиномонтаж включают в текущие расходы.
Для налогового и бухгалтерского учета нет норм пробега и списания шин. Однако если это нужно для внутреннего контроля, можно использовать нормы Минтранса.

Об ОСАГО

Страховую премию по ОСАГО списывают в расходы пропорционально числу дней действия договора в отчетном периоде – нужную сумму бухгалтерская программа посчитает сама, пример – в Типовой ситуации. Выплата по ОСАГО от страховой компании – доход, который отражают датой получения денег.
Если договор страхования расторгнут досрочно, возвращенная вам часть страховой премии не доход. Сумму, которую страховщик законно удержал, учитывают в расходах датой расторжения договора ОСАГО.