Когда применять, а когда – нет, предоплата, как зарегистрировать, обязательные реквизиты чеков, когда оформлять чеки коррекции, проверки и штрафы.

Когда применять

Организации и предприниматели должны применять ККТ при любых расчетах с физлицами за товары, работы или услуги, включая переводы по СБП. А при расчетах с организациями и ИП – при оплате наличными, картой или электронными средствами платежа.
Если за компанию рассчитывается подотчетник, надо пробивать чеки независимо от способа оплаты.
Упрощенка от использования ККТ не освобождает.

Когда можно не применять

Организации и ИП могут не применять ККТ в ситуациях, указанных в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Например, при торговле мороженым через киоски или при ремонте обуви.
При ПСН можно не пробивать чеки по некоторым видам деятельности. Но в рознице, общепите, перевозках касса обязательна.
Без ККТ работают самозанятые ИП, они оформляют чеки в приложении "Мой налог".

Об авансах

При продаже физлицам чек нужен и при получении предоплаты, и при передаче товара, выполнении работы или оказании услуги. Исключение – продавцу на УСН или патенте пришла 100% предоплата. Тогда с согласия покупателя можно выбить один чек на полную оплату, как при очном расчёте.
Если покупатель – компания или ИП, чек нужен только на аванс, уплаченный наличными, картой либо смартфоном. Чек на зачёт аванса от фирмы или ИП не нужен в любом случае.

О регистрации

Для регистрации ККТ надо заключить договор с оператором фискальных данных, ОФД, и направить в инспекцию заявление: через раздел «Учет ККТ» личного кабинета на сайте ФНС или на бумаге. Образец заполнения – в Типовой ситуации.
Не позднее следующего рабочего дня после присвоения ККТ регистрационного номера надо сформировать отчет о регистрации и отправить сведения из него в налоговую. В ответ она пришлет в личный кабинет или через ОФД карточку регистрации кассы.

О реквизитах чека

В законе больше 20 реквизитов кассового чека, отдельные из них можно не включать в бумажный чек. В частности, номер смены, номер чека за смену, название сайта налоговой службы.
Наименование товара, работы или услуги в чеке должно быть конкретным и позволяющим их идентифицировать. Можно добавлять артикул, использовать наименование из бухгалтерской программы. Пример правильного чека – в Типовой ситуации.

О чеках коррекции

Чеки коррекции пробивают для регистрации расчетов, проведенных без ККТ – это освобождает от штрафа за неприменение кассы.
Исправить ошибку в чеке, пробив чек коррекции, можно, если у вас формат фискальных данных, ФФД, версии 1.1 и выше. Для исправления ошибки на ККТ с ФФД 1.05 пробейте чек с признаком «возврат прихода» с теми же данными, что и ошибочный чек, затем – новый чек с признаком «приход», а также сообщите о случившемся в налоговую через личный кабинет пользователя ККТ или оператора ЭДО.

О проверках

Плановые проверки ККТ запрещены до 2030 г., а внеплановые до конца 2024 г. инспекциям надо согласовывать с ФНС. Однако налоговикам разрешили проводить выездные обследования – это когда проверяющие приезжают на точку и скрытно наблюдают, применяет ли продавец ККТ. Если нет, налоговики могут сделать контрольную закупку и оштрафовать.

О штрафах

Штраф за неприменение ККТ для малых и микропредприятий – от 37,5% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 15 000 руб., для других организаций – от 75% до 100% суммы расчета, минимум 30 000 руб. Для должностного лица и ИП – от 25% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб.
Срок давности привлечения к ответственности – один год со дня расчетов без онлайн-кассы.

Больше деталей о порядке применения ККТ в 2024 г., об ответственности за нарушения в этой сфере и как её избежать – в новом вебинаре